Digitalización de la gestión de licencias
Te dejamos algunos tips de cómo gestionar las licencias de tu personal de manera ágil y sencilla, logrando automatización y satisfacción de tus empleados.
En general, el departamento de RRHH o la persona encargada de llevar el control del ausentismo del personal, realiza la gestión de dicha información contando con infinidad de planillas de Excel. El fin de estos archivos es poder determinar las licencias que solicita el empleado indicando la fecha desde y hasta de la misma, el detalle de quien solicito dicha licencia y observaciones al respecto.
Todo parece ser un proceso simple y sencillo, pero se complejiza aún mas cuando se desea llevar un control de la cuenta corriente de vacaciones de los empleados, detallando la información respecto a la antigüedad del empleado, los períodos ya gozados de vacaciones, los días que tiene pendiente de goce, cantidad de días que le corresponde acorde a su antigüedad, etc.
¿Cómo se puede automatizar este proceso y centralizar la información respecto a las licencias de los empleados?
Con Sueldos Net contas con la plataforma del empleado donde tendrás todo un módulo desarrollado con el fin de llevar toda esta información acerca de las licencias de los empleados.
Principalmente vas a poder automatizar:
- Configuración de grupos de licencias los cuales se asignarán de manera automática a los empleados. Se pueden crear tantos grupos como se necesiten acorde a los diferentes criterios de licencias que tenga cada empleado.
- Configuración de cada motivo de licencia con sus particularidades: en este caso de cada licencia se podrán configurar:
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- Días otorgados por año
- Fecha de renovación anual
- Opción de visualización de días disponibles al empleado
- Períodos de uso de licencia
- Días corridos o días hábiles
- Solicitud de más días que los disponibles
- Solicitud con determinada cantidad de días de anticipación
- Multiplicidad de días a solicitar
- Solicitud de adjunto para el goce de licencia
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- Configuración de días de licencias acorde a antigüedad del empleado para las vacaciones.
- Configuraciones especiales por empleado.
- Circuitos de aprobación de licencias. Se puede configurar para que cada jefe apruebe las licencias de su grupo de personal a cargo, e incluso indicar más de un nivel de aprobación de dichas licencias.
- Cuenta corriente de días consumidos, adeudados, disponibles, devengados y solicitados.
- Solicitud de licencias por parte del empleado.
- Emisión de reportes en Excel y gráficos de visualización de períodos de licencias de los empleados.
¿Cómo es el proceso de gestión de licencias?
- El empleado ingresa en la App o vía web a la plataforma del empleado y solicita la licencia.
- Al responsable de aprobar dicha licencia le llega una notificación vía correo electrónico de que hay una licencia pendiente de aprobación.
- El responsable aprueba la licencia. Si hay más instancias de aprobación, se repiten el paso 2 y el 3.
- Le llega una notificación al empleado de la aprobación de su licencia.
- En caso de que se requiera un adjunto, al día siguiente de gozar la licencia el empleado tendrá una notificación en la cual se le solicitará que suba el documento adjunto correspondiente a dicha licencia (certificado de examen, certificado médico, etc).
Finalmente, tanto el empleado como el responsable de la organización, podrán visualizar la cuenta corriente del empleado de todas las licencias llevando un control automatizado de las mismas.
Y si no tenes políticas de licencias definidas, es tu oportunidad para contar con la asistencia de Sueldos Net que puede brindarte la plataforma totalmente parametrizada al momento de la implementación con la configuración de las licencias acorde a lo establecido en la normativa vigente.
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