Toda la información que necesitas saber antes de avanzar con una plataforma digital de recibos digitales.
¿Estás pensando en avanzar con la digitalización de los recibos de sueldos de tus empleados y tenes muchas dudas de cómo sería el nuevo proceso de envío y firma de recibos? En esta nota te vamos a contar todo lo que tenes saber sobre dicho proceso de digitalización en Sueldos Net.
Procedimiento de firma y envío de recibos de manera digital
Lo primero que tenes que saber es cómo sería el nuevo proceso de envío y firma de recibos. Te contamos brevemente los pasos que deberías realizar:
- Subir el PDF de recibos de sueldos a la plataforma
- Firmar como apoderado los recibos con firma digital mediante token criptográfico (proceso que no demora más de 30 segundos para firmar los recibos de toda tu nómina)
- Enviar inmediatamente a los empleados los recibos de sueldos o programar el envío para el día y horario en el que queres que se envíen
- Hacer seguimiento de firma de los recibos por parte de los empleados y enviar en caso de ser necesario recordatorios masivos para que firmen los recibos pendientes
En tan solo 4 simples pasos podrás tener digitalizado y simplificado el proceso de firma y envío de recibos de sueldos los cuales agilizarán dicho proceso reduciendo la carga operativa del personal de recursos humanos y brindando acceso a la información de manera inmediata al empleado.
Firmas del empleador y empleado
Hay muchas dudas respecto a cómo es el proceso de firma tanto del empleado como del empleador y cuáles son los métodos de firma que se suelen utilizar en cada caso.
Detallamos las 3 posibilidad de firma que permiten las plataformas hoy en día:
- Firma Digital con Token Criptográfico: se adquiere un token criptográfico (dispositivo USB) con el cual se concurre a un organismo certificado para realizar el trámite de la firma digital que será alojada en el dispositivo. Al momento de realizar la firma se debe tener el token enchufado en la computadora y proceder a ingresar el PIN de firma generado en el trámite.
- Firma a través de Plataforma de Firma Digital Remota: se debe concurrir a un organismo certificado para realizar el trámite de la firma digital remota a través del cual se crea un usuario en una plataforma de firma digital remota. Al momento de realizar la firma se debe ingresar en dicha plataforma con el usuario generado, se debe ingresar el código OTP (one time password) que se obtiene desde la aplicación OTP descargada en el dispositivo móvil y luego ingresar el PIN de firma generado en el trámite. La única limitante de este método de firma es que se pueden firmar 15 documentos de manera simultanea únicamente.
- Firma Web / Electrónica: al generar el usuario en la plataforma de recibos digitales se genera un PIN de firma que consiste en una combinación de caracteres numéricos y es el PIN que utilizará cada vez que se quiera firmar un documento.
Al momento de implementar la plataforma de recibos digitales se realizan las configuraciones necesarias para habilitar cada método de firma que se va a utilizar.
En el caso del empleador se suele generar el trámite para la firma digital mediante token criptográfico y en el caso del empleado se suele generar el PIN de firma Web o electrónica al momento de darse de alta en la plataforma de recibos digitales.
Con Sueldos Net avanza hacia la digitalización de los procesos de recursos humanos.
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